Stabilire costi e prezzo di un evento di formazione

Quando decidi di organizzare un evento di formazione, indipendentemente dal settore in quale operi, è bene che tu sappia esattamente quali sono i passaggi corretti per stabilire il prezzo ideale del tuo corso.

Vediamo ora come procedere e soprattutto quali sono le spese che devi considerare per coprire le spese che sosterrai, ma anche per attirare il maggior numero di interessati.

I costi diretti dell’evento di formazione

Partiamo subito con lo stabilire quali siano i costi che tu dovrai sostenere nel momento in cui decidi di organizzare un evento formativo dedicato a un target ben specifico.

Il primo gruppo di spese che devi calcolare è quello rappresentato dei costi diretti, ovvero quell’insieme di prezzi che contraddistinguono la prestazione dei formatori e dei vari servizi che andrai a offrire durante l’evento, come potrebbe essere quello del catering.

Queste spese vengono definite “costi diretti” perché influiscono direttamente sul budget a tua disposizione e possono essere conosciuti richiedendo qualche preventivo.

I costi indiretti dell’evento formativo

Il secondo gruppo di costi che devi considerare quando decidi di organizzare un percorso formativo, sia che questo abbia la durata di un solo giorno o di qualche settimana, è quello dei costi indiretti.

In questo caso si parla di spese che non incidono immediatamente sul budget a tua disposizione per la realizzazione del percorso formativo, ma che verranno resi noti solo al termine dello stesso percorso.

Un costo indiretto potrebbe essere quello della corrente elettrica che consumi per azionare le eventuali apparecchiature che dovranno essere adoperate durante il percorso formativo.

In questo caso si parla di prezzi che possono essere solo stimati in maniera generica dato che i prezzi indiretti, nella maggior parte dei casi, non sono mai uguali. Anche se organizzi un corso uguale identico ad uno precedente che hai già organizzato.

I costi fissi del percorso formativo

Esistono anche altre categorie di costi che devi considerare e che ti permettono di stabilire, con maggiore facilità, il prezzo finale dell’evento formativo che dovrà essere sostenuto dai partecipanti.

In questo caso specifico si fa riferimento a dei prezzi che non subiscono alcuna variazione: sia che l’evento preveda la partecipazione di un centinaio di corsisti, sia che questo sia dedicato a un numero contenuto, il prezzo diretto non subisce alcuna variazione.

Un classico esempio che rende chiaro questo concetto è rappresentato dai prezzi dell’affitto della sala o dello spazio nel quale deciderai di svolgere il percorso formativo. Uno stand o un’intera struttura hanno un prezzo fisso che puoi conoscere in anticipo e che può variare unicamente in base alla stagione.

Anche in questo caso devi considerare l’opportunità di richiedere dei preventivi, grazie ai quali potrai facilmente conoscere la spesa fissa che sosterrai per organizzare quell’evento di formazione.

Se hai definito già in partenza quale tipologia di corso di formazione vuoi realizzare avrai la possibilità di stabilire con certezza i costi fissi del tuo evento.

I costi variabili del percorso formativo

Infine, l’ultima categoria di spese che devi considerare per organizzare perfettamente un evento di formazione e stabilire in maniera adeguata il prezzo è rappresentato dai costi variabili.

Come per quelli indiretti, anche in questo caso occorre considerare che le variazioni che andranno a contraddistinguere l’evento incidono in maniera talvolta pesante del prezzo che dovrai sostenere per organizzare quel percorso formativo.

Questo significa sostanzialmente che dovrai valutare con cura le diverse tipologie di elementi che andranno a contraddistinguere il tuo percorso formativo: un costo variabile potrebbe essere quello del noleggio delle attrezzature, che sarà sempre differente a seconda del tempo di utilizzo di quello strumento.

Pertanto, anche in questa circostanza, richiedere dei preventivi rappresenta la scelta ideale grazie alla quale potrai evitare di fronteggiare delle situazioni che possono essere facilmente definite come poco adatte alla tua situazione e quindi valutare attentamente anche questa tipologia di spesa.

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I costi pubblicitari dell’evento di formazione

La pubblicità è stata lasciata per ultima perché rappresenta una voce difficile da collocare in una delle categorie precedenti.

Gli atteggiamenti in questo caso sono di tue tipi:

• Considerarla un costo fisso – ovvero stabilire a monte un budget da dedicare a questa attività e raccogliere i risultati che da questo budget possono arrivare.
• Considerarla un costo variabile – ovvero, al contrario, stabilendo un obbiettivo di biglietti venduti che si desidera raggiungere senza stabilire un budget fisso, ma piuttosto stimandone uno il più plausibile possibile

Riguardo alla pubblicità, occorre sempre considerare che senza investimenti il nostro corso andrà poco lontano e che più si investe maggiori saranno i risultati in termine di vendite, soprattutto se si utilizza le campagne Facebook per promuovere gli eventi ad un pubblico che non ci conosce.

Come stabilire il prezzo finale dell’evento di formazione

Ora che sei conscio di tutte le spese che dovrai sostenere per organizzare e avviare un evento di formazione, è bene capire come impostare un prezzo che potrà essere definito come ottimale e che andrà a contraddistinguere il tuo corso di formazione.

Per prima cosa occorre stabilire il costo totale del tuo evento, stabilendo una soglia minima e una massima di spesa in base a tutti i costi precedentemente calcolati.

Per i costi indiretti e per i costi variabili, dato che non potrai conoscerli con esattezza in anticipo, predisponi delle stime di minima e di massima per stabilire una “forbice” entro cui collocare il costo totale dell’evento.

Facciamo un esempio pratico e supponiamo che tu abbia i seguenti costi:

• costi fissi pari a 1.500 euro,
• costi variabili fra 1.000 e 1.500 euro,
• costi diretti pari a 1.000,
• costi indiretti fra 500 e 1.500 euro.

In questo caso il corso di formazione che intendi avviare ha un costo totale compreso fra 4.000 e 5.500 euro.

Come stabilire il prezzo ideale del corso per i clienti

Per impostare il tuo corso dovrai anche stabilire il numero massimo di persone che prenderanno parte a questo evento.

Se, ad esempio, vuoi offrire il percorso formativo a 50 persone, non dovrai fare altro che dividere il costo totale per il numero di partecipanti.

Nel nostro caso, se abbiamo un costo totale fra 4.000 e 5.500 euro, con 50 partecipanti, avremmo un costo del biglietto per singolo partecipante compreso fra 80 e 110 euro.

Questo è il prezzo minimo che ti permetterà di recuperare completamente i costi che tu andrai a sostenere per realizzare quel percorso formativo.

Ogni importo superiore richiesto ai partecipanti rappresenterà un guadagno per la tua azienda, ma fa attenzione: se aumenti troppo il prezzo rischi di non essere competitivo rispetto ai tuoi concorrenti.

Conclusioni: dove si nasconde il guadagno

Questo è solo un pratico esempio di come potrai impostare il prezzo del tuo corso di formazione: in base alle spese che dovrai sostenere e alla pubblicità fatta, avrai l’occasione di stabilire i tuoi obiettivi di vendita e di scegliere il prezzo ideale che andrà a contraddistinguere il percorso formativo che hai deciso di organizzare.

Tieni bene a mente che per stabilire il prezzo non devi puntare su un guadagno eccessivo, visto che questo farebbe lievitare parecchio il prezzo dello stesso corso e di conseguenza potresti dover fronteggiare una problematica molto frequente, ovvero la mancata partecipazione dei corsisti.

Piuttosto pensa a delle strategie e a delle tattiche alternative per ottenere dei guadagni maggiori da un corso di formazione.

Non affronteremo questo argomento in questo articolo, ma voglio lasciarti alcuni spunti su cui riflettere.

Il primo spunto riguarda gli sponsor. Pensa a quanto potresti guadagnare scegliendo i giusti sponsor interessati a farsi conoscere proprio al tuo pubblico di riferimento. Se ad esempio organizzi un corso rivolto a dei cuochi, potresti intercettare delle marche di prodotti alimentari disposte a patrocinare il tuo evento. In questo modo hai, non solo la possibilità di guadagnare, ma anche di ridurre i costi richiedendo i materiali e le attrezzature che poi verranno usate dagli studenti durante il corso.

Il secondo spunto riguarda invece le dinamiche di vendita. Una strategia che amiamo molto utilizzare a Viatattica riguarda il cosiddetto “upselling”, ovvero la tecnica di proporre ai migliori acquirenti dei prodotti premium dall’importo elevato, magari dopo aver profilato i clienti del tuo corso di formazione. Spesso e volentieri questa tattica rappresenta la via migliore per portare un evento a capitalizzare i guadagni, massimizzando il risultato dell’intero investimento.

Questo è tutto, spero che dopo questa lettura riuscirai a stimare i tuoi costi in maniera più efficace!