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Gli sponsor di un evento di formazione sono i partner commerciali che possono aiutarti a sostenere le spese e, in generale, ad aumentare il guadagno derivato da un evento.
In cambio del loro supporto economico, il tuo evento di formazione offre loro visibilità, dato che il tuo compito consiste esattamente nel trovare persone in target sia per te che per le aziende sponsor.
Individuare gli sponsor ideali per il tuo evento
In ottica strategica, la prima mossa da portare a termine consiste nell’identificare quelle imprese, o enti locali, che potrebbero essere interessate ad intercettare il tuo stesso pubblico di riferimento.
Pensa quindi a chi ti stai rivolgendo con il tuo evento. Se, ad esempio, organizzi un evento di formazione per parrucchieri il tuo cliente tipo saranno ovviamente parrucchieri e attività similari.
Domandati: di che cosa hanno bisogno queste persone, oltre che del mio corso? Chi può aiutarli nel loro lavoro? Una volta che avrai risposto a queste domande sarai anche in grado di identificare le imprese da contattare come potenziali sponsor.
Se rimaniamo sull’esempio dei parrucchieri potremmo pensare che i parrucchieri hanno bisogno di prodotti per i capelli – potremmo allora contattare una o più aziende di prodotti per capelli per chiedergli di diventare sponsor. Oppure potremmo chiamare aziende du forniture per parrucchieri. Ma possiamo anche andare oltre cercando aziende di servizi: agenzie marketing specializzati nel promuovere parrucchieri, o ancora, aziende che creano sistemi per la gestione dei flussi di lavoro nei grossi saloni.
Insomma: le possibilità non mancano, occorre solamente individuare quelle attività correlate che possono interessare al nostro pubblico di riferimento.
Il consiglio da seguire in questo caso è partire individuando e restringendo il più possibile l’area di interesse che la tua convention ricopre.
Budget e tipologia di sponsor
Senza mezze misure, diciamolo a chiare lettere, gran parte della scelta degli sponsor dipende dal tipo di budget che intendi stanziare. Più è cospicuo, più hai la possibilità di rivolgerti ai grossi nomi del mondo delle imprese. L’importante è che vi sia coerenza massima tra il loro core business e l’oggetto formativo del tuo evento.
Chiediti, pertanto, che cifra ti serve per poter organizzare l’evento formativo, nel momento in cui intenti stilare l’elenco di partner a cui formulare la richiesta di sponsorizzazione.
La cosa è assai utile, perché ti permette di costruire parte del business plan del tuo evento formativo. Potrai infatti identificare vari scaglioni di prezzo con cui è possibile diventare sponsor. Pochi grandi sponsor copriranno gran parte delle spese del tuo evento, mentre tante piccole aziende locali potranno comunque contribuire al tuo evento con budget più ridotti, diventando sponsor secondari.
Come bilanciare l’apporto delle varie tipologie di sponsor
Non esiste una una formula standard per raggiungere questo obiettivo.
Tutto dipende da una serie di fattori, strettamente collegati al settore in cui operi e al modo specifico in cui organizzerai il tuo evento.
Dato che sicuramente avrai le idee chiare sul tuo evento, il suggerimento è di concentrarsi nel capire, in maniera più approfondita, tutto ciò che ruota intorno al settore in cui ti trovi ad operare.
Prenditi tutto il tempo necessario per documentarti nella maniera più accurata possibile sulla situazione delle imprese o degli enti locali a cui intendi rivolgerti, che tipo di modello di business hanno, qual è il target a cui si rivolgono e via dicendo. Alla fine, di questo lavoro a tavolino, poniti la domanda relativa alla modalità con cui i suddetti partner potrebbero dimostrarsi utili in ciò che stai organizzando.
Non è necessario per forza di cose puntare sui nomi: per le grandi multinazionali, infatti, la concorrenza è fortissima. Sono migliaia le richieste che ricevono puntualmente e non è detto che tu possa ottenere una risposta.
Puntare fortemente sui gruppi locali, può risultare invece una strategia particolarmente proficua. Imprese delle tua stessa città o dell’area che farà da teatro all’evento formativo, potrebbero trovare particolarmente interessante la possibilità di avere un positivo ritorno in termini di immagine.
In questo caso le cose si fanno decisamente più semplici, anche se la quantità di lavoro richiesto è maggiore. Pertanto, non è il caso di accantonare a priori la possibilità di mettersi in contatto con un forte gruppo industriale: questo è un tentativo che vale sempre la pena fare.
Se però vuoi andare sul sicuro, tieni sempre presente che gli enti locali possono fare al caso tuo.
Guida al Marketing
per Eventi di Formazione
Come chiedere gli sponsor: la lettera
Prima di mandare una qualsiasi comunicazione, devi occuparti di identificare i referenti, le figure aziendali e gli addetti a cui devi consegnare la tua richiesta di sponsorizzazione.
Che si tratti della direzione marketing di un’impresa, qualora l’evento di formazione abbia una base nazionale, o i capi area regionali, nella circostanza in cui il meeting avesse un carattere prettamente locale, è sempre comunque essenziale saper stilare la proposta di sponsorizzazione. Quella che in Italia viene chiamata lettera di sponsorizzazione.
Una lettera di sponsorizzazione curata in maniera perfetta è il biglietto da visita con cui il tuo evento si presenta.
Abbi cura di inserire in questo documento tutti gli elementi essenziali del tuo evento: la location selezionata, la data e la bozza del programma.
Ma è importante anche spendere qualche parola di più, per far capire agli sponsor come mai questo evento è perfetto per loro. Parla quindi del tuo pubblico, del tuo target, facendo emergere il motivo per cui le aziende sponsor dovrebbero avere degli interessi nell’esporre il loro marchio a tutte queste persone.
Per ovvi motivi, prima di spedire ogni lettera, abbi cura di cambiare la richiesta in relazione alla tipologia di destinatario a cui tu desideri interfacciarti. Eventualmente aggiungendo dei passaggi pensati esattamente per quella singola azienda.
Conclusioni
A prescindere dal budget che vuoi raggiungere, considera che il più delle volte ti basteranno pochi sponsor alle spalle per avere le spalle coperte su gran parte delle spese.
Ma considera che se riuscirai anche a trovare degli sponsor in linea con il tuo evento, potrai dare vita ad un’occasione di formazione che punta, oltre che sull’offerta formativa, anche sulla creazione di un ambiente e di una rete di contatti in cui ogni attore partecipanti può trovarsi a proprio agio.
